EN DIRECT DE L'AGENCE : l'agence comptable

Localisée à Nantes, l’agence comptable de l’AEFE rassemble une équipe de dix personnes autour de l’agent comptable principal. Elle a en charge l’exécution budgétaire en recettes et en dépenses du budget de l’Agence et son agrégation avec les opérations comptables des EGD.

Rencontre avec Didier Coulombel, agent comptable principal :

Quel a été votre parcours avant de devenir agent comptable principal de l’AEFE ?
Je suis issu du ministère des Finances. Après une maîtrise en sciences économiques, j’ai intégré l’école nationale du Trésor. J’ai successivement exercé des missions d’audit, de contrôle et d’analyse économique au sein de différentes Directions régionales des Finances. Enfin, j’ai rejoint l’AEFE en tant qu’agent comptable principal en mars 2006.

Quel est le rôle de l’agence comptable de l’AEFE ?
La mission première de l’agence comptable est de payer les factures et d’encaisser les recettes du budget voté, de tenir la comptabilité de l’établissement, et de produire annuellement le compte financier, enrichi en fin d’année des opérations comptables des établissements en gestion directe (EGD) pour constituer le compte financier unique. Le compte financier de l’exercice 2008 vient d’ailleurs d’être voté par le conseil d’administration du 06 mai 2009. Ce document est en quelque sorte l’aboutissement du travail de l’agence comptable durant toute une année.
Parallèlement, l’agence comptable conseille la Directrice (paye, immobilier) et contracte les emprunts.

Comment est construit le compte financier agrégé?
Il faut commencer par préciser que, depuis 2004, l’Agence doit présenter un compte financier unique. Il intègre l’exécution budgétaire en dépenses et en recettes des services centraux de l’Agence à laquelle est agrégée celle des 35 groupements comptables des établissements EGD. Pour schématiser, ce compte financier unique permet de synthétiser les 3 grands schémas de flux financiers de l’agence comptable :
- les dépenses et les recettes directes des services centraux, soit d’une part le paiement des rémunérations des résidents et expatriés du réseau ainsi que ceux des services centraux, qui représentent environ 80% des dépenses totales et, d’autre part, les recettes constituées par les subventions allouées à l’Agence par le ministère des Affaires étrangères et européennes.
- les dépenses et les recettes relatives aux établissements conventionnés ou simplement homologués, soit d’une part les bourses, les prises en charge de la scolarité et les subventions de fonctionnement ou d’investissement accordées par l’Agence à ces établissements et, d’autre part, les remontées de participation des établissements conventionnés vers l’AEFE.
- Enfin, l’exécution budgétaire des 35 groupements comptables des établissements EGD qui est ensuite agrégée à celle des services centraux.

Comment fonctionne le service de l’agence comptable ?
L’ équipe est composée de dix agents qui se répartissent en deux « cellules ».
- Une première cellule s’occupe des dépenses, des recettes des services centraux et de leur comptabilisation. Cette cellule gère notamment les mouvements mensuels de paye pour les personnels du réseau, mais aussi le suivi des remontées des établissements vers l’Agence.
- Une seconde cellule s’occupe spécifiquement des EGD. Elle a en charge le suivi et l’animation de ces établissements. En lien avec les agents comptables secondaires au sein des 35 groupements EGD du réseau, elle valide leur exécution budgétaire avant qu’elle ne soit agrégée à celle des services centraux. Enfin, elle a également une importante mission de conseil, d’audit et d’harmonisation des pratiques au sein du réseau des établissements EGD.

Depuis 2004, les comptes financiers des groupements comptables des établissements en gestion directe du réseau sont agrégés à celui des services centraux de l’Agence. Ainsi, le réseau des agents comptables secondaires, en lien avec l’agence comptable de l’AEFE, est véritablement au cœur du dispositif.

Rencontre avec Christophe Mathieu, agent comptable au lycée René-Descartes de Rabat (Maroc) :

Pouvez-vous nous préciser brièvement votre parcours ?
Après une formation universitaire en droit, j’ai été formé à l’Institut régional d’administration (IRA) de Nantes. J’ai ensuite occupé deux postes dans des établissements scolaires en France en tant que gestionnaire comptable avant d’exercer au lycée français René-Descartes de Rabat. J’y suis en poste depuis septembre 2005.

Existe-t-il de grandes différences entre un poste dans un établissement en France et un poste dans un établissement à l’étranger ?
En un sens, les missions d'un gestionnaire comptable à l'étranger sont avant tout celles que l'on peut trouver en France. Toutefois, elles présentent systématiquement des spécificités notables dans chacun des domaines clefs.

Comment décririez-vous ces spécificités?
Il existe d’abord des spécificités relatives à la gestion budgétaire, c’est-à-dire la préparation du budget et de son exécution quotidienne : sa réalisation par les recettes et les dépenses que nous devons effectuer pendant l'année. En effet, la structure du budget comme les outils informatiques que nous utilisons sont globalement identiques à ceux que nous avons en France, mais les différences majeures portent sur le "timing" et sur la notion d'équilibre budgétaire. En raison du statut d’établissement en gestion directe, nous devons construire nos budgets bien plus vite (début octobre au lieu de début décembre) afin que l'Agence puisse agréger l'ensemble des budgets des EGD avec ses propres prévisions pour les services centraux et les présenter au conseil d’administration du mois de novembre. De plus, nous inscrivons désormais nos prévisions dans une perspective triennale, au même titre que l'Agence, en tant qu'établissement public, afin de répondre aux normes instaurées par la loi organique des lois de finances (LOLF) et de pouvoir évaluer nos prévisions et nos décisions.

Enfin, une autre différence majeure réside dans la notion d'équilibre budgétaire car nous avons à faire face, dans les établissements scolaires à l’étranger, à une véritable notion de "ressources propres" (droits de scolarité, droits de première inscription...) que nous devons gérer le mieux possible, pour répondre à nos objectifs ainsi qu'à ceux de l'Agence. C'est à la fois toute la difficulté et tout l'intérêt du poste par rapport à la France : le sentiment de véritablement gérer et prévoir.
Pour ce qui concerne la gestion administrative, comme en France nous sommes les garants du respect de la légalité dans l'ensemble des actes et décisions que le chef d'établissement est amené à prendre. Dans ce cadre, nous devons les conseiller. Cependant, cette mission se complique singulièrement par la soumission à deux types de réglementation : celle qui existe en France et qui nous est souvent applicable, mais aussi celle qui prévaut dans le pays d'accueil (sécurité, droit du travail, fiscalité...). Concrètement, et grâce aux délégations que la Directrice de l’Agence a donné assez récemment aux chefs d'établissement, nous avons vu diminuer les échanges de décisions à faire valider par la Directrice ou le conseil d'administration. Par contre, dans de très nombreuses décisions locales, nous devons veiller à bien respecter le droit national dans toutes ses composantes, et nous nous faisons parfois accompagner de cabinets conseils sur les sujets très techniques.

Quelles sont vos relations avec l'agence comptable principale de l’AEFE ?
Tout d’abord, la collaboration avec l’agence comptable principale est essentielle pour l'élaboration du compte financier de l'EGD. En effet, il faut qu’il soit construit en conformité avec les prescriptions de l'agent comptable principal afin de rendre possible et efficace le processus d'agrégation des comptes. Enfin, nous avons également de nombreux échanges sur différents domaines comptables, tout au long de l'année, en vue d'harmoniser les pratiques. Ces échanges relèvent à la fois du respect nécessaire de la réglementation, y compris des circulaires AEFE, mais aussi du conseil et de l'aide techniques

Crédits photos : AEFE